Invoering datakluis

09-04-2018 13:23:57  

De regels rondom het vastleggen van naw-gegevens en BSN zijn per 1 januari 2018 aangescherpt. Dit betekent o.a. dat deze gegevens van uw werknemers in het verzuimsysteem alleen mogen zijn opgenomen als er sprake is van een zorgvraag, kortom als uw werknemer arbeidsongeschikt is.
Als uw werknemer weer hersteld is, zouden haar gegevens weer uit het systeem verwijderd moeten worden. Extra werk voor u, voor ons en minder zicht op het verzuim binnen uw bedrijf.
Remedium heeft hier een oplossing voor gevonden in de vorm van de Datakluis.

Datakluis
Op dit moment is het gangbaar dat werkgevers bij het aangaan van een contract met een arbodienstverlener gegevens van alle werknemers uitwisselen, inclusief vermelding van het Burgerservicenummer (BSN).
Wij vinden het belangrijk dat u veilig en eenvoudig aan de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kunt voldoen en bieden daarom kosteloos samen met Empirion, de leverancier van VerzuimXpert, een oplossing: de DataKluis. Met deze oplossing zorgen we ervoor dat u dezelfde gegevens kunt blijven aanleveren vanuit uw personeelssysteem in uw eigen DataKluis én dat u als werkgever en wij als dienstverlener volledig voldoen aan de privacyrichtlijnen.

Voldoen aan de richtlijnen
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven dat het binnen de privacyrichtlijnen alleen is toegestaan om de NAW-gegevens en BSN vast te leggen van werknemers met een zorgvraag. Dit is reeds mogelijk in VerzuimXpert, maar brengt een aantal praktische beperkingen met zich mee:

•    Bij handmatige ziekmeldingen moet u voortaan iedere keer de NAW-gegevens en de dienstverbandgegevens handmatig aanvullen voordat de ziekmelding gedaan kan worden.
•    Als een werknemer zelf contact opneemt met ons is het zeer complex om vast te stellen of die persoon inderdaad ‘recht’ heeft op zorg via het werkgeverscontract.
•    Verzuimcijfers zoals het verzuimpercentage worden alleen correct berekend indien de geboortedata, functies, dienstverbanduren en afdelingen van alle medewerkers bekend zijn.

 
Om deze beperkingen te voorkomen, willen wij u graag kosteloos de DataKluis aanbieden. De DataKluis is ontwikkeld om gegevens op één plek op te slaan en van daaruit (al dan niet gepseudonimiseerd) te distribueren naar de ketenpartners in lijn met wet- en regelgeving. Hiermee hebben we een duurzame oplossing beschikbaar die als eerste wordt ingezet ter ondersteuning van het proces van verzuimdienstverlening.

Wat moet u doen om de Datakluis te kunnen gebruiken?
Het is vanwege wettelijke eisen noodzakelijk dat er een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten tussen u als verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens en Empirion, als verwerker van deze gegevens.

De verwerkersovereenkomst
Door de gebruikersovereenkomst voor de Datakluis (en de bijbehorende algemene voorwaarden van Empirion) goed te keuren, is er sprake van een verwerkersovereenkomst tussen u en Empirion.
De verwerkersovereenkomst mag worden goedgekeurd door een persoon die tekengerechtigd is namens uw organisatie. Het is belangrijk dat u de naam en het e-mailadres van deze rechtsgeldig vertegenwoordiger beschikbaar heeft op het moment dat de Datakluis voor u wordt geactiveerd. Deze gegevens zijn nodig om een rechtsgeldige overeenkomst tussen u en Empirion af te kunnen sluiten.

Het proces van goedkeuring van de verwerkersovereenkomst
Het goedkeuringsproces van de verwerkersovereenkomst bestaat uit een aantal schermen die in VerzuimXpert aan de gebruiker getoond worden. Op de website www.arbodienst.nl/inloggen, vindt u informatie over de Datakluis, de verwerkersovereenkomst en veel gestelde vragen en antwoorden over de Datakluis.

Vanaf donderdag 12 april kunt u inloggen in VerzuimXpert en is de verwerkersovereenkomst actief gezet, na het tekenen van de overeenkomst kunt u gebruik maken van de Datakluis.